Vacature administratief medewerker

Ben jij iemand die graag structuur brengt, administratieve processen vlot laat verlopen én collega's ondersteunt zodat zij hun werk optimaal kunnen doen? Zoek je een gevarieerde functie waarin je niet alleen administratief sterk bent, maar ook een verbindende rol speelt binnen een enthousiast team? Dan ben jij misschien de collega die wij zoeken.

Het MOT is een erkend museum dat jong en ouder al doende laat kennismaken met technieken aangedreven door water, wind en spieren. Onze focus in de collectie ligt op handwerktuigen. Het museum is verspreid over drie historische gebouwen in Grimbergen, in de groene rand bij Brussel.

Deel deze vacture!

Jouw rol:

Als administratief medewerker ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Je ondersteunt collega's, leidinggevenden en vrijwilligers achter de schermen zodat zij zich kunnen focussen op hun kerntaken. Met jouw nauwkeurigheid, organisatietalent en mensgerichte aanpak zorg je ervoor dat administratieve, HR en financiële processen vlot verlopen. Tegelijk denk je mee na over hoe we onze werking nog efficiënter en gebruiksvriendelijker kunnen maken.

HR

• je bent verantwoordelijk voor het digitaliseren en optimaliseren van administratieve HR-processen;
• je beheert de registratie en opvolging van prestaties en afwezigheden;
• je staat in voor de maandelijkse loonverwerking in samenwerking met het sociaal secretariaat;
• je maakt contracten op voor medewerkers, jobstudenten en vrijwilligers en volgt deze administratief op;
• je ondersteunt bij de werving van jobstudenten en vrijwilligers;
• je bent verantwoordelijk voor de administratieve uitwerking van het HR-beleid. Je werkt procedures, sjablonen en richtlijnen uit, vraagt opleidingen aan en zorgt voor een efficiënte organisatie van HR-processen;
• je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's bij administratieve HR-vragen.

Administratie en financiën

• je maakt facturen op en volgt betalingen op via Peppol;
• je verzorgt kwartaalaangiftes;
• je ondersteunt bij de opvolging van budgetten en jaarrekeningen in samenwerking met de boekhouder;
• je helpt collega's bij het aanvragen van offertes en het bestellen van kantoormateriaal, boeken en werkmateriaal;
• je volgt verzekeringscontracten op;
• je ondersteunt de administratieve opvolging van zaal- en locatieverhuur en de concessie van het café.
  

Wie ben jij?

Je hoeft niet alles al perfect te beheersen. We zoeken vooral iemand die graag verantwoordelijkheid opneemt, nieuwsgierig is en initiatief toont.

• je hebt relevante ervaring of een recente opleiding die aansluit bij deze functie;
• je hebt een basiskennis van payroll of bent gemotiveerd om je hierin verder te verdiepen;
• je haalt energie uit het zoeken naar efficiëntere werkwijzen en zet daarbij graag digitale tools in;
• je werkt zelfstandig en neemt initiatief;
• je denkt mee met de organisatie en zoekt actief naar oplossingen;
• je bent pragmatisch en houdt steeds voeling met de dagelijkse praktijk;
• je communiceert helder en professioneel met collega's en leidinggevenden;
• je beschikt over een goede kennis van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk
• je bent flexibel en springt tijdens drukke momenten graag mee in waar nodig;
• je werkt verbindend samen met collega's;
• je voelt je thuis in een organisatie die in ontwikkeling is en kan goed omgaan met verandering en nieuwe uitdagingen;
• je bent bij voorkeur beschikbaar vanaf 4 januari 2027.
  

Wat wij bieden

• een maand intensieve opleiding en overdracht van de collega die nu de functie uitvoert en daarna op pensioen gaat;
• werken in het Guldendal, een groene en inspirerende locatie, omgeven door erfgoed;
• de verloning is vergelijkbaar met de barema’s van de gemeente in weddeschaal C1. Voor een halftijdse functie is dat tussen 1.200 (0 jaar anciënniteit) en 1.650 (min. 15 jaar anciënniteit) euro per maand bruto;
• een eindejaarspremie in de vorm van een dertiende maand;
• een terugbetaling van al je museumbezoeken;
• flexibele uren: in onderling overleg wordt beslist op welke dagen je zal werken, je hebt hier zelf zeggenschap in;
• een flexibele regeling voor vakantie en overuren die je per half uur kan opnemen;
• contract van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging;
• occasioneel thuiswerken;
• fietsvergoeding, vergoeding openbaar vervoer of vergoeding woon-werkverkeer;
• 35 vakantiedagen, aangevuld met de wettelijke en enkele bijkomende extralegale feestdagen;
• je maakt deel uit van een gepassioneerd en geëngageerd team dat staat te popelen om jou te verwelkomen.